7 erreurs à éviter lors d’une réunion multiculturelle

Dans un monde professionnel où la collaboration internationale est devenue la norme, les réunions multiculturelles occupent une place centrale. Elles permettent de rassembler des équipes de différents pays et de croiser des points de vue variés. Mais elles sont aussi le théâtre de nombreux malentendus : un mot mal interprété, un silence mal compris, une hiérarchie ignorée… et la dynamique de groupe peut s’en trouver fragilisée.

La richesse de la diversité culturelle ne se révèle pleinement que si l’on sait anticiper et gérer les différences. Cet article propose d’explorer sept erreurs fréquentes à éviter lors d’une réunion multiculturelle avec des exemples concrets et des clés pratiques pour transformer ces moments en véritables leviers de performance collective.

1. Négliger la préparation interculturelle

Une erreur récurrente consiste à organiser une réunion internationale comme une réunion classique. Chaque culture professionnelle a ses attentes spécifiques en matière de préparation, qu’il s’agisse de documents partagés à l’avance ou d’une approche plus flexible de l’organisation. Approfondir ces aspects de la préparation de réunions internationales permet d’éviter bien des malentendus.

Dans certaines organisations, notamment en Europe du Nord ou en Asie de l’Est, il est préférable d’envoyer un agenda précis et des documents détaillés en amont de la rencontre. Dans d’autres contextes, davantage axés sur l’improvisation et l’échange spontané, cette exigence semble moins cruciale.

Lorsque ces différences ne sont pas anticipées, les participants peuvent se sentir pris au dépourvu, ce qui affecte la qualité des échanges.

Clés pratiques :

• Partager l’ordre du jour plusieurs jours à l’avance
• Adapter le niveau de détail aux différentes attentes culturelles
• Tenir compte des fuseaux horaires pour fixer un horaire équitable

2. Sous-estimer les enjeux de langue et de compréhension

Le recours à l’anglais comme langue de travail ne garantit pas une compréhension partagée. Le niveau de maîtrise varie, et certains collaborateurs n’osent pas demander de précision par crainte de perdre la face ou de ralentir la réunion. Résultat : des décisions mal comprises et des actions mal exécutées.

Lorsqu’un animateur parle vite, utilise du jargon ou multiplie les acronymes, la fracture linguistique s’accroît et une partie du groupe décroche, parfois sans que cela ne soit visible.

Clés pratiques :

• Employer un langage clair et accessible
• Reformuler systématiquement les décisions importantes
• Valoriser les questions de clarification

3. Ignorer les différences dans la gestion du temps

Le rapport au temps varie considérablement d’un contexte culturel à l’autre. Dans certaines cultures professionnelles, la ponctualité et le respect strict de l’agenda sont synonymes de sérieux et de professionnalisme. Dans d’autres, la flexibilité et l’adaptation aux circonstances priment sur la rigidité des horaires.

Lorsqu’une réunion réunit ces approches divergentes, les malentendus sont fréquents : les uns se crispent sur le retard, les autres trouvent l’exigence de ponctualité excessive. Ces tensions, si elles ne sont pas discutées, peuvent parasiter la qualité des échanges.

Clés pratiques :

• Fixer des règles claires de début et de fin
• Prévoir une marge de flexibilité pour éviter les tensions
• Adapter la densité de l’ordre du jour selon la composition du groupe

4. Imposer un style de communication unique

Toutes les cultures ne valorisent pas le même style de communication. Certaines privilégient l’expression directe ou explicite, considérée comme gage de transparence et d’efficacité. D’autres optent pour des formulations plus nuancées, afin de préserver l’harmonie et d’éviter la confrontation.

Ainsi, un feedback jugé constructif dans un contexte peut être perçu comme brutal dans un autre. Inversement, un discours trop implicite peut être vu comme un manque de clarté. Comprendre ces différences est indispensable pour travailler efficacement dans un environnement multiculturel et éviter tensions ou incompréhensions.

Clés pratiques :

• Observer le style de communication des participants
• Adapter ses formulations en fonction des sensibilités culturelles
• Vérifier la compréhension sans imposer son propre modèle

5. Ignorer le rapport à la hiérarchie

La place accordée à la hiérarchie diffère largement selon les environnements professionnels. Dans certains contextes, la parole est distribuée de manière égalitaire et chacun est encouragé à donner son avis. Dans d’autres, les collaborateurs n’interviennent que si leur supérieur les y autorise.

Oublier ces différences peut bloquer la dynamique de groupe. Donner la parole directement à un collaborateur junior en présence de son manager, par exemple, peut le mettre dans une situation inconfortable, et être perçu comme une maladresse.

Clés pratiques :

• Identifier les décideurs clés en amont
• Respecter les codes hiérarchiques tout en favorisant l’inclusion
• Créer des espaces où chacun peut s’exprimer, de manière adaptée

6. Identifier les différences non verbales

Le langage du corps varie lui aussi selon les cultures. Un silence peut être interprété comme une approbation dans certaines situations et comme une hésitation ailleurs. Le contact visuel soutenu peut être perçu comme une marque de confiance dans un contexte et comme un manque de respect dans un autre.

Lorsqu’on interprète ces signaux uniquement à travers son propre prisme culturel, on risque d’attribuer de fausses intentions aux participants.

Clés pratiques :

• Ne pas se fier uniquement au non verbal
• Clarifier verbalement les accords
• Rester attentif aux différences sans tirer de conclusions hâtives

7. Négliger le suivi après la réunion

Une erreur fréquente consiste à croire que la réunion se termine avec la dernière prise de parole. Or, sans suivi clair, chacun repart avec sa propre compréhension des décisions. Dans les cultures plus orales, cette étape peut sembler secondaire, alors qu’elle est indispensable dans les environnements où l’écrit constitue une référence.

Sans compte rendu partagé et validé, les incompréhensions s’installent et les responsabilités se diluent.

Clés pratiques :

• Rédiger un compte rendu structuré : qui fait quoi, pour quand ?
• Partager le document dans un format accessible à tous
• Vérifier la compréhension et l’engagement sur les actions définies

Transformer les différences en atouts

Une réunion multiculturelle ne doit pas être vécue comme un défi ou un risque, mais comme une opportunité de croiser les perspectives et de renforcer la collaboration internationale. Pour cela, il est essentiel d’éviter ces sept erreurs : négliger la préparation, sous-estimer les enjeux linguistiques, ignorer les différences de rapport au temps, imposer un style de communication unique, occulter le poids de la hiérarchie, mal interpréter le non verbal et négliger le suivi.

La clé n’est pas d’uniformiser les pratiques, mais de les reconnaître et de les intégrer dans une dynamique collective. En cultivant cette sensibilité interculturelle, les entreprises transforment la diversité en un véritable levier de performance, d’innovation et de cohésion.